CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

Chương VII

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

(Ban hành kèm theo Quyết định số 992/QĐ-ĐHQN ngày 15 tháng 6 năm 2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học Quy Nhơn)

Điều 13. Chức năng

Tham mưu và giúp Hiệu trưởng về công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, công tác tổng hợp, thi đua, khen thưởng, công tác phục vụ,  bảo vệ an ninh trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường.

Điều 14. Nhiệm vụ

1.  Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ

 a) Hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Trường;

b) Xây dựng các quy định về cải cách quản lý hành chính, cải tiến lề lối làm việc, văn hóa công sở, nội quy của cơ quan nhằm đảm bảo Nhà trường hoạt động theo pháp luật và bộ máy của Nhà trường vận hành có hiệu quả; tổ chức các buổi hội, họp của Trường;

c) Tổ chức thực hiện công tác văn thư của Trường; tiếp nhận, xử lý các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi; phân loại, lưu trữ và quản lý các loại công văn, tài liệu; bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản;

d) Là đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và của Trường;

đ) Quản lý các loại con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể, dấu của các trung tâm, dấu khắc chữ ký) và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước;

e) Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức - Nhân sự cấp phát thẻ công chức, viên chức;

g) Ban hành một số văn bản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng.

2.  Công tác kế hoạch, tổng hợp

a) Lập kế hoạch chung, tổng hợp thông tin về các hoạt động chung của Trường; theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch chung của Trường, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng; tổ chức giao dịch hành chính, trao đổi thông tin giữa Ban Giám hiệu với các cơ quan khác và giữa Ban Giám hiệu với các đơn vị, viên chức và sinh viên trong Trường;

b) Lập kế hoạch, tổng hợp và xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết năm học, báo cáo hội nghị công chức, viên chức của Trường;

c) Tổng hợp báo cáo kết quả, phương hướng công tác tháng của các đơn vị; dự thảo báo cáo kết quả thực hiện và phương hướng công tác hàng tháng của Trường; thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại các cuộc họp giao ban; ghi biên bản các cuộc họp do Hiệu trưởng triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu;

d) Xây dựng kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Trường.

3. Công tác thi đua khen thưởng

a) Là Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Trường; phối hợp các đơn vị, đoàn thể liên quan để tổ chức, phát động, theo dõi, tổng kết các phong trào thi đua trong Trường;

b) Triển khai và thực hiện các văn bản pháp luật, các quy định của cấp trên về công tác thi đua, khen thưởng và công tác xét tặng các danh hiệu; soạn thảo các quyết định liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng;

c) Chuẩn bị hồ sơ trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Trường để bình xét các danh hiệu thi đua, khen thưởng cho các tập thể, cá nhân; quản lý cơ sở dữ liệu thi đua, khen thưởng của Trường;

d) Báo cáo, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn về công tác thi đua, khen thưởng.

4. Công tác phục vụ, mua sắm, sửa chữa

a) Chủ trì, phối hợp thực hiện công tác hiếu, hỉ, lễ tân, khánh tiết, lễ hội truyền thống, hội nghị công chức, viên chức của Trường;

b) Thực hiện mua sắm vật tư, nhu yếu phẩm; mẫu vật, hóa chất, dụng cụ thí nghiệm, thực hành; các phương tiện bảo hộ lao động; đặt báo chí, mua sắm văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Nhà trường;

c) Thực hiện việc mua sắm, bổ sung các loại giáo trình, sách tham khảo, tài liệu; phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Trường;

d) Thực hiện việc thuê các sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin; thuê dịch vụ quảng bá, quảng cáo các hoạt động, sự kiện, thương hiệu của Trường trên các kênh đài, báo chí, Internet và các kênh thông tin khác; mua, in ấn các ấn phẩm truyền thông thuộc bộ nhận diện thương hiệu của Trường;

đ) Thực hiện các thủ tục thanh toán việc mời, tiếp đón các báo, đài đến dự và đưa tin các hoạt động, sự kiện của Trường;

e) Sửa chữa, thay thế, bảo trì các trang thiết bị văn phòng, thiết bị, vật tư điện, nước, đồ dùng, dụng cụ phục vụ làm việc của Nhà trường, đơn vị; sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất phi dịch vụ tư vấn;

g) Thực hiện việc in ấn, sao chụp các ấn bản phục vụ các hoạt động của Trường theo quy định;

h) Chủ trì phối hợp xây dựng, quản lý, khai thác và phát triển phòng truyền thống của Nhà trường;

i) Quản lý nhà công vụ và tổ chức phục vụ theo quy định của Nhà trường; quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô công phục vụ các hoạt động của Nhà trường;

k) Là đầu mối quản lý, giám sát các hoạt động dịch vụ phục vụ sinh viên;

l) Quản lý giảng đường, hội trường, phòng họp, khu phức hợp thể dục thể thao và các thiết bị, dụng cụ đi kèm;

m) Đảm nhiệm công việc trực cơ quan và trực tại các giảng đường, phòng đợi phục vụ các giảng dạy, học tập chính khóa và ngoài giờ.

5. Công tác bảo vệ an ninh trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường

a) Thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự; kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy của Trường; kiểm soát người và phương tiện ra vào cơ quan theo đúng nội quy của Trường;

b) Hướng dẫn, đôn đốc viên chức và sinh viên chấp hành nội quy, quy chế về công tác bảo vệ an ninh trật tự và thực hiện nếp sống văn minh trong Trường;

c) Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy;

d) Quản lý và bảo trì hệ thống cung cấp điện, nước, hệ thống xử lý nước thải sinh hoạt, phòng thí nghiệm, phòng thực hành, vườn sinh học;

đ) Xây dựng cảnh quan và đảm bảo vệ sinh môi trường trong Trường;

e) Thực hiện các hoạt động bảo vệ môi trường trong Nhà trường theo đúng các quy định của pháp luật.

6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

-----