Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp
(theo Quyết định số 1108/QĐ-ĐHQN ngày 11/4/2025 ban hành Quy định chức năng và nhiệm vụ các đơn vị thuộc Trường Đại học Quy Nhơn)
I. Chức năng
Tham mưu và giúp Hiệu trưởng về công tác hành chính - văn phòng, kế hoạch - tổng họp, quản lý sử dụng cơ sở vật chất - phục vụ đào tạo, bảo vệ an ninh trật tự, giữ gìn vệ sinh môi trường, phục vụ cộng đồng; tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng về công tác pháp chế của Nhà trường.
II. Nhiệm vụ
1. Công tác hành chính - văn phòng
a) Tham mưu xây dựng một số văn bản quản lý nội bộ theo sự phân công của Hiệu trưởng và hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản này về quản lý hành chính, cải tiến lề lối làm việc, văn hóa công sở nhằm đảm bảo Nhà trường hoạt động theo pháp luật và bộ máy của Nhà trường vận hành có hiệu quả;
b) Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trường: tiếp nhận, xử lý các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi; phân loại, lưu trữ và quản lý các loại công văn, tài liệu; bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và của Trường;
c) Quản lý các loại con dấu của Trường (trừ con dấu của tố chức Đảng, các tổ chức đoàn thế, dấu của các trung tâm, dấu khắc chữ ký) và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước;
d)Làm đầu mối liên lạc, trao đổi thông tin giữa Nhà trường với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, sở, ban, ngành và các đối tác có liên quan tới Nhà trường;
đ) Tổ chức các buổi hội, họp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị, tổ chức trong và kết hợp với ngoài Trường theo chương trình, kế hoạch công tác.
2. Công tác kế hoạch - tổng hợp
a) Lập kế hoạch, tổng hợp và xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết năm học, báo cáo hội nghị viên chức, người lao động của Trường;
b) Tổng hợp báo cáo kết quả, phương hướng công tác tháng của các đơn vị; dự thảo báo cáo kết quả thực hiện và phương hướng công tác hàng tháng của Trường; thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại các cuộc họp giao ban; ghi biên bản các cuộc họp do Hiệu trưởng triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu;
c) Sắp xếp các hoạt động của Nhà trường, lên lịch công tác hàng tuần của Trường.
3. Công tác quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất - phục vụ đào tạo
a) Chủ trì, phối hợp thực hiện công tác hiếu, hỉ, lễ tân, khánh tiết, lễ hội truyền thống, hội nghị viên chức, người lao động của Trường;
b) Thực hiện mua sắm vật tư, nhu yếu phẩm; mẫu vật, hóa chất, dụng cụ thí nghiệm, thực hành; các phương tiện bảo hộ lao động; đặt báo chí, mua sắm văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Nhà trường;
c) Thực hiện việc mua sắm, bổ sung các loại giáo trình, sách tham khảo, tài liệu; phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Trường;
d) Thực hiện việc thuê các sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin; thuê dịch vụ quảng bá, quảng cáo các hoạt động, sự kiện, thương hiệu của Trường trên các phương tiện truyền thông; mua, in ấn các ấn phẩm truyền thông thuộc bộ nhận diện thương hiệu của Trường;
đ)Thực hiện các thủ tục thanh toán việc mời, tiếp đón các phóng viên các cơ quan truyền thông đến dự và đưa tin các hoạt động, sự kiện của Trường;
e) Sửa chữa, thay thế, bảo trì các trang thiết bị văn phòng, thiết bị, vật tư điện, nước, đồ dùng, dụng cụ phục vụ làm việc của Nhà trường, đơn vị; sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất công trình xây dựng có giá gói thầu dưới 100 triệu đồng;
g) Thực hiện việc in ấn, sao chụp các ấn bản phục vụ các hoạt động của Trường theo quy định;
h) Chủ trì, phối hợp xây dựng, quản lý, khai thác và phát triển phòng truyền thống của Nhà trường;
i) Quản lý nhà công vụ và tổ chức phục vụ theo quy định của Nhà trường; quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô công phục vụ các hoạt động của Nhà trường;
k)Quản lý giảng đường, hội trường, phòng họp, khu phức hợp thể dục thể thao và các thiết bị, dụng cụ đi kèm;
l) Đảm nhiệm công việc trực cơ quan và trực tại các giảng đường, phòng đợi phục vụ các hoạt động giảng dạy, học tập trong và ngoài giờ hành chính.
4. Công tác bảo vệ an ninh trật tự, giữ gìn vệ sinh môi trường, phục vụ cộng đồng
a) Thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự; kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy của Trường; kiểm soát người và phương tiện ra vào cơ quan theo đúng nội quy của Trường;
b) Hướng dẫn, đôn đốc viên chức, người lao động và người học chấp hành nội quy, quy chế về công tác bảo vệ an ninh trật tự và thực hiện nếp sống văn minh trong Trường;
c) Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy;
d) Quản lý và bảo trì hệ thống cung cấp điện, nước, hệ thống xử lý nước thải sinh hoạt, phòng thí nghiệm, phòng thực hành, vườn sinh học;
đ) Quy hoạch, tôn tạo cảnh quan môi trường Nhà trường, đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật về bảo vệ môi trường;
e) Tham mưu xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai các hoạt động phục vụ cộng đồng của Nhà trường.
5. Công tác pháp chế
a) Chuẩn bị ý kiến góp ý, tham gia xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc góp ý nội quy, quy chế của Trường, văn bản, họp đồng theo sự phân công của Hiệu trưởng; tổng hợp kiến nghị của Nhà trường với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tổ chức, hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập, cơ sở giáo dục đại học và các pháp luật khác;
b) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với văn bản quản lý nội bộ do các đơn vị của Trường chủ trì soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan tư vấn những vấn đề pháp lý về tổ chức, hoạt động của Trường theo sự phân công của Hiệu trưởng cũng như tư vấn pháp lý nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của viên chức, người lao động và người học thuộc Trường;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ chức trong việc tuyên truyền, phố biến, giáo dục pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của Trường cho viên chức, người lao động, người học;
đ) Chủ trì, phối hợp thực hiện theo dõi thi hành pháp luật và báo cáo công tác theo dõi thi hành pháp luật cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
e) Kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế trong hoạt động của Nhà trường;
g) Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với Hiệu trưởng và Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tư pháp theo quy định.